仕事で多くの割合を占める会議やミーティング。そこに必ずと言っていいほど含まれるのがチーム内で仕事の進捗を報告するための定例ミーティングではないでしょうか。
そこで、各々が1週間ないし1か月など、定められた期間での仕事の進み具合をプレゼンすることになるのですが、私が報告をする側としても受ける側としても、気にしているポイントがあります。
それは、発表内容に「提案」を含んでいるかということです。
採用されるかどうかはあまり関係なく、提案することそのものが本人にとってもチームにとってもメリットがあると感じています。そのため、この記事では、進捗報告の際に提案を含めた方がいい理由について説明します。
- 先輩から指示された仕事をしている若手社員
- メンバーに仕事を振る立場の人
に特に当てはまる記事なので是非読んでください。
※プレゼン時に気をつけることについては、以下の記事にもまとめています。
進捗報告会で提案を含めた方がいい3つの理由
提案とは、多くの場合「今のプランとは異なるアイデア」を示すことになります。そのため、進捗報告会で提案を含めたプレゼンをすることで、以下のような考え方をする習慣が自然と養われます。
- 現状を見つめなおすこと
- 異なる視点から結果を捉えること
- 仕事を能動的にこなすこと
順に説明します。
現状を見つめなおすこと
提案するということは、何かしらの「今とは違うこと」を進めようとすることになります。そのため、「今の仕事の進め方は本当に最適なのか？」や、「この前先輩はこう言ってたけど自分の理解はあっているだろうか？」など、現状を見つめなおすきっかけになります。
考えた結果「特に変更はなしでそのまま」というプレゼンになるのであれば、それも一つの提案です（考えたよ、ということを示してくれると聞く側としてはありがたいけど）。
異なる視点から結果を捉えること
今の進め方に何らかの変化をもたらす必要があると考えたときに、自分以外の立場の人間だと現状をどう捉えるだろう？ということにまで思いを巡らせる必要がある場合があります。
比較的わかりやすいのが「専門知識のない同僚だったらどう捉えるだろう」という目線。あるいは「上司だとこれをこのまま続けるかな？」という目線。
すぐにできるようにはならないかもしれませんが、他者目線を持つことは早いうちに鍛えておくことをおススメします。
仕事を能動的にこなすこと
言われたことをこなして上にレポートする、ということを求められる立場、職責の方だとこの作業は必ずしも必要ではないかもしれません。
しかし、何らかの提案をしよう（しないといけない）と考えながら普段の仕事に取り組むと、それらに対する気持ちが違います。具体的には、「何か提案するためのネタないかな」と探しながら仕事をするような状況になるので、常にアンテナを張っている状態になります。
一つの指示に対しても「本当にそのやり方が最適なのか」「他の進め方があるんじゃないか」「先にこちらの業務に取り組むべきではないのか」と、前のめりになって仕事の指示を受けることに繋がり、同じように前のめりに仕事に取り組むことにつながります。
「ブログを毎日更新する」と決めると普段の生活からネタを探すことになるため常にアンテナが立っているのですが、それと似ています。最初はつらいですが、必ず慣れてきます。
樺沢紫苑さんのいう「アウトプット前提」という状態です。
提案される人の注意
提案される側の注意点、それは「頭ごなしの否定をしないこと」に尽きます。
特に若手社員であるとか、初めて提案をしてきた時などに当てはまりますが、たとえその提案が拙いものであっても、案を出すために能動的に仕事に取組み、異なる立場から現状を見つめなおそうとしたことには敬意を払うべきです。
その上で、本人の性格や関係性を考慮して「提案してくれたことに対する感謝を伝える」ことに留めるか、さらに「提案そのものの内容について真面目にコメントする（時にダメ出し）」かを判断することが大事かなと。
同じダメ出しや没回答でも、敬意が払われているかどうかはすぐにわかるものです。伝え方には十分注意しましょう。
まとめ
現状の報告に提案を加えると、正確には「加えようとすると」、仕事に対する見え方が変わってきます。
何事も産みの苦しみといって、最初はなかなか具体的な案に結び付かず苦しいと思うのですが、何でもいいからまず一つ、具体的な提案をしてみることをおススメします。
参考になれば幸いです。
