記事をご覧いただきありがとうございます。
内資系メーカーでサラリーマンを10数年やっているこてつと申します。
先日、ここ2ヶ月ぐらいかけて案を練り、様々な人と議論、根回しを重ねた提案が承認されました。とある仕事のアウトソーシングに関することで、総額でいうと2000万円ぐらい。
さらに別のミーティングで、新たな仕事の進め方に関する提案が3件承認されました。
こちらは予算規模は大したことはありませんが、貴重な時間をどう使うか？という意味では重要な提案です。
今回は、新たな仕事や予算の提案をするに際して重要なことをまとめたいと思います。
仕事の提案を通すために必要な3つのこと
多くの仕事では、それにかかる予算の規模によって提案する先が違ってきます。
直属の上司の許可を必要とするのか、あるいは追加予算の提案会などを通して部門長の承認が必要なのか。いずれにせよ言えるのが、「ただ希望を伝えるだけでは足りない」ということです。
今回の一連の提案では、以下のことを行いました。
- それが承認されなかった時の未来を伝える
- 十分な根回し
- 代替案の提示
順に説明していきます。
それが承認されなかった時の未来を伝える
これは、今解決したい課題がある場合に「今回の提案を認めなかったらどうなるか」という暗い未来を予測し、伝えるということです。
今解決したい課題、というのが私個人の問題ではなく、チームや部門KPIに関わる重要な課題であればあるほどその提案に聞く耳を持ってくれると思っています。
自分たちのPJがそれに値するか、ということを正確に見抜く必要はありますが、私の場合は部門内で進捗を順調に報告し続けることで、「上手く進んでいる＝優先度高いPJ」という地位を少しずつ固めていったという自負がありました。
下で述べる代替案とも関係しますが、「色々と検討したが代替案はなく、これが現状のベストな対応策」というところに着地させます。
十分な根回し
予算規模が大きくなればなるほど、より偉い人の承認を必要とします。
偉い人は個別のプロジェクトの状況にいつも敏感であるとは限らないので、新たな予算の提案をする際には、必ず事前に、状況をシェアし、課題を共有とその解決のための議論を行う時間を個別に取ってもらうべきだと思います。
その際に必要性を十分アピールすることが出来れば実際の予算申請の際にもめなくて済みます。根回しというと裏交渉みたいな響きがしてしまい、良くないもののように捉えられてしまうかもしれませんが、「偉い人に自分たちのプロジェクトの事だけを考えてもらう時間を作ること」だと考えれば、その重要性を分かってもらえるかと。
代替案の提示
この場合の代替案とは、本当に提案したいプランに対して置き換え可能な代替案ではなく、「次に考えられるとしたらこちらですけど、劣りますよ」というプランBです。「あらゆる可能性を検討」することは実際に必要ですし、したことを提示することも必要なので、それを目的としています。
実際はそちらが採用されても嬉しくないのです。しかし、承認して欲しい案が課題の解決のための完璧な対策とはなっていない場合、「もっと他にないの？」という疑問は当然抱かれます。なので、「他にも検討したが、これが現状のベスト」であることを速やかに伝える必要があります。
この時に重要なのが、プランBは例えいい面があっても「切り捨てるスタンス」で説明しましょう。フラットであろうとすることはいいのですが、プランBのプランAに対するメリットデメリットを淡々と伝えた結果、「じゃあこの点を考えるとプランBの方がよくないか？」と思われてしまうと話がややこしくなります（十分議論する時間があれば問題ありません、チーム内のミーティングとか）。
本番で疑念を浮かばせたり、主張が曖昧になるのは避けた方が無難です。
まとめ
多くの提案は、それがなされる前から承認されるかどうかが決まっていると思います。それはその提案に至る前の準備の必要性を示していて、以下に準備段階から実際の提案のことを考えて動けるか、が鍵を握ると思います。
参考になれば幸いです。
