- 業務報告でメールのやり取りを頻繁にするけど、何に気をつければいいの？
- いい業務報告メールってどういうメール？
このような疑問にお答えします。
会社員ならば、業務報告メールの送受信は必須の業務ですよね。
私も例に漏れず、上から下から横から、様々な種類のメールが送られては送り返す日々を過ごしています。もはや自分では何も生み出さず、仕事を作り、メールで依頼をかけてメールで結果を受け取り、また次の仕事をお願いして、、、
という感じでメールが仕事の中心を占めています。
そんな中、最近受け取った業務報告メールで、「あ、こういうメール嫌いかも」「このメールもうちょっとこうしてくれたら最高なのにな」と思うことが何度かあったので、記憶が鮮明なうちに記録しておこうと思います。
業務報告メールに大切なこと
私が受けた業務報告メールについて思ったことは以下の3点です
- 事実の後で、「要するに何か」の説明が欲しい
- ファイル添付を工夫して欲しい
- 期待するリアクションは具体的な動詞で伝えて欲しい
順に解説していきます。
１、事実の後「要するに何か」の説明が欲しい
これは特に問題やトラブル時の連絡の時に特に意識してもらえると嬉しいです。
トラブルに遭遇した人からすると、トラブルそのものに対する焦りもあるし、早く報告しなきゃ！となっている（その心意気やよし）ところなのである程度仕方がないことは理解しているつもりです。
しかし、余程緊急の場合は構わないにせよ、そうでない報告においては事実だけでなく、そこから「要するに何？」「要するにどういうこと？」と考えて一言加えることを意識してみて欲しいです。
「この部分のデータがおかしいです。本来得られているはずのコントロールデータがシステムに転送されていません。」だけ言われても非常に困ります。
私がそれに習熟していれば別ですが、殆どの場合はまず間違いなく「それはつまりどういうこと？試験をやり直すの？システムに連絡して機械を修理するってこと？」などと聞き返すでしょう。
一言加えるだけで、メールを受けた人は次に向かう方向性が分かるようになります。そうなると気分良く対応でき、協力もしやすくなります。
２、ファイル添付はその目的に合わせて工夫して欲しい
ファイルを添付して、中身が共有した上でメールのやり取りをしたり会議に臨んだりすることがあると思います。
特にパワーポイント（プレゼン資料）についてなのですが、資料を共有するにも様々な方法があります。その共有する目的によって添付の仕方を使い分けられるといいなと思うことがありました。例えば以下のように。
- 全体の確認＋必要であれば修正案を直接書き込んでもらう⇒PPTファイル添付
- 全体の確認＋指摘があればメールの返信で、修正は私が⇒PDF変換して添付
- とある１枚のスライドだけ見て欲しい⇒スライド指定で本文中に添付
最低でもこれぐらいの使い分けができると嬉しいです。特に１枚だけ本文中に貼り付けるのは地味に便利で、添付ファイルを開かずとも受信メールを開いた時点で中身を確認できるので受け取る側からすると楽ですし助かります。
逆に、何でもかんでも全ページ分のファイルを貼り付けてくるのは、あなたが直した箇所を探し出す負担を受信者に押し付けてしまっているので、結果としては配慮が足りないと思います。
私もそこまで堅苦しくしたくはないのですが、100枚ページのプレゼン資料が添付されていて、そのうち確認して欲しい部分は前半の2枚、というメールを貰ったりするとさすがに「もうちょっと工夫しなさい」と言いたくなります。
あと加えて言うと、メールに添付したファイルは何かしらのストレージがあるならそこにも合わせてアップロードしておいてくれると後々探す手間が省けるのでとても助かります。
「あの時のファイルどこだっけな」といって過去の受信メール探す作業は非効率的です。
３、求めるリアクションは具体的な動詞で伝えて欲しい
「JRで人身事故がありました。商談の予定時刻に到着できなさそうです。
どうぞよろしくお願い致します。」
とかだけを業務報告メールで伝えられても結構困ります。
何をよろしくされたの私は？という感じです。
- 商談をリモートに切り替えて欲しい？
- 開始時刻を遅らせたい？
- リスケしたい？
- あるいはそれらを含めてどうするか決めて欲しい？
等々、対応が色々と考えられます。
上述の「要するにどういうこと？」にもつながることで、メールの終わりってよろしくお願いしがちですが、「よろしくお願いします」は挨拶的に用いるべきであって、これを全体の述語にしてはまずいと思います。
「知っておいてね」というだけであれば「ご承知おきください」が欲しい。
内容に関するコメントが欲しいなら「コメントいただけないでしょうか」「ご教示ください」が欲しい（言葉遣いの問題ではない、念のため）。
受け手に行動の幅を与えてしまうと、それだけ相手に考えさせる手間が発生するし、そこの解釈の違いがその後の動きに影響するとも限らないですよね。
「具体的なお願いをすることが失礼かもしれない」と日本的に含みを残した言い方にしている可能性もあるのですが、業務報告メールとしてはそこはマイナスだと思います。
おまけ、ccを読んだものとして話を進めないで欲しい
これは以前「to」と「cc」について記事を書いたことがあるのですが、
この違いを理解せずにメールを複数人に送っている人が割といます。
あの結果どうなりましたか？と聞くと、「もう送りましたよ」という。
受信トレイを見返しても見つからなかったのですが、ccのトレイにはちゃんとあるんですね。
「cc」は見ないと決めている人もいるし、マナー上それでも構わない、というのが割と共通認識です。送る際には理解した上で「to」「cc」を使い分けるようにしましょう。
まとめ：受け取った相手のアクションを想像する
業務報告メールで大切だと思うのは、上に述べたように、私が重要視するのはビジネスマナーに関するような表面的なことではなく、その中身についてです。
業務報告とはいえ、自分が伝えたいことだけを伝えて終わりではありません。メールを送る時には、基本的に受け取った相手に期待するリアクションというものがあります。
助けて欲しいのか、ただ知っておいて欲しいだけなのか。
相談なのか事後報告なのか。
そしてその期待するリアクションがあるのだから、相手がそちらに向きやすいように配慮するだけで、わかりやすくストレスのない業務報告メールになります。
ストレスなく相手のリアクションを誘発できると、不思議とそのパフォーマンスも高まります。ひいては自分のためにもなりますので、一度気を付けてみてはいかがでしょうか。
参考になれば幸いです。
