こんにちは。ケーパパです。
今や殆どの方が、仕事でeメールを使っていると思います。
でも思い返せば、「電子メールの使い方」なるものを教わったことはありません。みなさんも恐らくそうではないでしょうか？大学の一般教養に「情報処理」なる必修科目があったので、あるいはその時に何かしら説明を受けたかもしれません。
それでもやっぱり細かい使い方はOJT、つまり実際使ってみながら覚える事が殆どでした。
メールの宛先「to」と「cc」
メールの宛先には、to と cc という2種類があります。皆さんはどのように使い分けていますか？
僕の理解では、to は文字通りこのメールを送りたい人、送信相手です。内容に目を通してくれるのは当たり前で、返信も要求します。一方ccは、こんなメールを送ったことをあなたにも伝えておくよ、という意味です。返信を要求することは勿論、複数人でやり取りがあってもその輪に入ることは必須ではありません。
うちの会社でも部署によっては、「所属部署外に連絡する場合に必ず上司をccに入れる」や、返信の際にはグループ員全員をccするなど独自の運用をしていたりします。
でもそういうccってウザいだけなので、フォルダの振り分け設定をしている人が多くなります。ccとして送られたメールは別のフォルダに自動的に移されて、通常の受信トレイでは確認できなくなります。かくいう僕も、ccは別のフォルダに転送するように設定しています。
ccで送ったメールは読まれない前提？
そのような扱いを受けることもある「cc」。僕は基本的には、cc した人は僕のメールを読んでいない前提で考えていますし、読んでいてほしい場合には to にします。ですが中には、toとccの区別がないメールを送る人がいて、「昨日ccしておいたメールの件だけど」と話を振ってくる人もいたりします。
ccは読まれない可能性もありますよ、とか突っぱねても意味がありません。特に上司がそのような使い分けをしていない場合は、変に反発してもいいことはありません。そんな事があってから、最近ではccのフォルダも頻繁に目を通すことにしています。連絡漏れなどのミスがあってはいけないし、toとccの使い分けについて上司に今更説明したりするのも面倒ですし。
とはいえ皆さんは、送信者側としてのccの使い方には十分気をつけましょう。「ccは読まれていない」という可能性に思いを巡らせるだけで、ミスコミュニケーションは減らせると思います。
※僕は上記のような理解でtoとccを使い分けていますが、みなさんはいかがでしょうか？そのccの使い方はおかしい、などのご指導、コメントあればぜひご連絡お願いします。絶対の自信があるわけでもありません。
