会社内でリーダーを務める方に聞いてみたいことがあります。
『メンバーに対して仕事を振るときに、どのような基準でそれを判断していますか？』
私は今回「あえて得意分野を外した業務を振る」ことを意識して分担をしてみたのですが、どうなるでしょうか？？
プロジェクトのリーダーとして
私は現在、社内のプロジェクト（PJ）で部署のメンバーをまとめる部門リーダーを務めています。部門をまたいだPJ全体のリーダーでもあるのですが、今日は部門内の話です。
部門内では割と裁量を与えられていて、お金や人についても、与えられた範囲で何とかする事を求められている状況です。
チームメンバーは6人（派遣社員含む）、バックグラウンドは全員が異なっていて、それぞれ得意なスキルを活かしてチームに貢献しようとしてくれている方々の集まりです。
みなさんまだまだ若く、熱意もある。
チームとしての効率化の話
それぞれがプロとして指名を果たしてくれた
去年の仕事ぶりは見事で、リーダーとしての指揮はグダグダでしたが、各人がスキルをフルに発揮してくれてそれなりに満足のいく結果を出してくれました。
ですが、今年はもう一つレベルを上げた仕事がしたい。質も量も。
そのためには私自身がまともに采配を振るえるようになることは必須です。それにより、限られた時間内でのパフォーマンスが上がることを期待します。
昨年は私の判断の遅れにより結果として無駄な作業に時間を割かせてしまったことが何度かありました。今年はそのようなことは無くしたいと思います。
その上で、チームメンバーがもう一段階レベルアップできるような環境の創出も試みたいと思うようになりました。
采配を振るう立場として、そのために出来ることは何か？
チーム内の分担を見直す
私が考えたのが、「得意ではない仕事でも積極的に任せてみる」ことでした。
これまで業務の分担を考える時に「この仕事は○○さんが得意だな」「これに関しては△△さんの専門分野だな」というように、「誰に任せればそのタスクが早く片付くか」という基準で考えていました。
ほとんどの場合そのような振り方になるのではないかと思っています。
しかしそれだと、振られた人しかその業務に取り組むことができず、PJ内（＝他のメンバー）にそのスキルが蓄積していきません。
チーム内の得意な人、専門家がある日突然チームを去る可能性も否定できない訳で、PJとして必要なスキルは属人的であるべきではないと思っています。
いざという時には他の人でも対応できるようにしておきたいし、仕事が大変な時には人員を補充してストレスなくサポートできるようにしておきたいです。
そのために、折に触れて「得意な業務」以外の業務を積極的に任せるようにしてみました。
慣れない仕事を覚えてもらう
振り分けの進め方ですが、チームメンバー全員の仕事をまとめてシャッフル、ということはしません。
通常営業をしている状態で少し時間的に余裕があるメンバーに、他のメンバーの仕事のサポートをしてもらう形で仕事を覚えてもらいます。
そしてサポートする側は、早々に教わることを終えて20%ぐらいの業務を実際に手伝ってもらいます。
教える側は20%分を本当に任せてしまって、その分の時間を他の業務に回します。労働時間が超過気味の方の場合、そのまま労働削減に回してもらうことも考えています。
導入時はそれなりにストレスフル
まだ導入を始めたばかりで、結果は出ていません。導入時は慣れない業務であることに加え、教える側、教わる側のぎこちなさなどもありストレスを感じるものだと思っています。
特に任せる側は、まずは20%を任せる前提で教えなければならないので、業務内容の棚卸しや細分化、場合によってはSOPの引継ぎなどといった追加業務がどうしても発生します。
「教えるのは面倒。自分でやった方が早いし楽。」だという主張はこれが原因だと思います。ですが多少の文句は覚悟の上で進める所存です。
スキルの幅を広げることは今後生きていく上で無駄にはならないはずだし、特に派遣社員さんは今後の飯のタネにもつながるはずです。 何よりみなさん熱意もあるし大丈夫でしょう。
定期的に話を聞いて、負担になっていないかどうかについては気にしていきたいと思います。
今後の役割分担まとめ
チーム内の役割分担を見直して、スキルを属人的ではなくチーム内でシェアできるようにしたいので、以下のことに取り組みます。
- 得意ではない分野の仕事でも積極的に振る
- 振る側は、まずは20%を目安として業務を教えて引き継ぐ
- 浮いた20%を他の業務や労働時間の調整にあてる
- 当事者には定期的に話を聴く
今後も状況の変化があればシェアしたいと思います。
