上手くいったプレゼンを振り返る

業種に関わらず、仕事の場においてプレゼンというのは非常に大事です。

チーム内での小規模なミーティングにおける簡単な状況説明から、何十人と参加するプロジェクトの関連会議。はては学会発表など、プレゼンをする機会は多岐にわたります。

何も1を10に、0を100に見せるような詐欺師まがいのことをする必要はありませんが、10を10として、あるいは10を11ぐらいに伝えられるプレゼン能力というのはあって損するものではありません。というよりそのようなスキルは是非身につけたいところです。

少なくとも、成果が10なのに9にしか伝えられないようなプレゼンをしているようではいけません。チャンスを与えてもらえなくなります。

とある重要な会議でのプレゼンの話

今回、仕事であるプレゼンを終えました。

チームとしても非常に重要な会議であり、全身全霊をかけて準備に取り組んできました。

直前には武者震いをするような緊張を伴いながらのプレゼンでしたが、喋っている最中の自分の感覚から判断する限りにおいては、結構よくできたプレゼンだったのかもという自己評価を下しました。

さらに先方からのフィードバックも良好であったことから、私たちの提示した案が概ね受け入れられたものであると捉えています。

つまり、今回のプレゼンは手ごたえも実際の結果もよかった部類のものだと考えられますが、実際どの点がその手応え、結果を引き起こしたのでしょうか。

充実感と若干の燃えつき感が自分を覆ってはいますが、気分がいいうちに何が良かったのか?という点について振り返っておきたいと思います。

今回の準備の進め方を参考に準備をすれば、きっと自分のプレゼンのパフォーマンスの平均値は上がると私は私に期待しています。

今回のプレゼンはここがよかった

1、作り始めが早かった

まずは、そのプレゼンの重要度をみんなが共有していたので、チームとして資料の準備に気持ちを向けるのが早かった、と言う点が挙げられます。

プレゼン資料は50枚。今回は会議の1か月前から、チーム内で「そろそろ準備しましょう。大まかな流れを決めて役割分担して、、、」という声が上がり始めるような雰囲気でした。

いつもは何だかんだで直前の突貫工事で仕上げていくことが多かったのですが、緊急事態宣言以降在宅勤務がメインとなった職場だったので、他の仕事があまり同時並行で動いていなかったということも準備に時間を割きやすい環境を作る一因となりました。

要するに、普段はただでさえ忙しくて十分な準備時間が取れないのにも関わらず、「準備に取り掛かるタイミングも遅い」という点が次回以降の課題として浮き彫りになりました。

2、完成に近いところまで持っていくのが早かった

準備に取り掛かるのが早いと、往々にして締め切りまで時間があるという状態に胡坐をかき、何だかんだで結局仕上がるのはギリギリになる、というパターンもこれまで何度も経験してきました。

しかし今回は、1か月前に始めたにもかかわらず、ペースを緩めることなく作業を進めることにより、2週間前に8~9割ぐらいの完成度まで持っていくことが出来ました。

結果として、殆ど仕上がっている状態からの内容についての最終確認と追加の議論、最後の詰めという段階に多くの時間を割くことが出来ました。

細かい部分に対する気配りもできて、資料そのものも普段以上に細部にまで配慮の行き届いたいいプレゼン資料が出来たと自負しています。

やはり余裕があると資料の仕上がりも違う、と強く感じました。

3、プレゼンの練習に十分な時間を割けた

1や2とも繋がっていますが、全体的な資料作成のペースが普段よりも早かったので、資料を仕上げてから会議本番までの間でも比較的時間の余裕がありました。

そのため、資料を仕上げた後で発表練習をする時間も十分に取れました。

これは先方との資料共有のため、提出締め切りが幾分早めに設定されていたということもあります。それに加えて、1でも述べましたが在宅勤務期間により仕事量が減っているという点も理由の一つであったと認識しています。

発表時間もそれなりに気にしなければならなかったので、事前に予行演習に近い形で発表練習ができるのは大きいです。

さらに、私はアドリブでスムーズに話せるほどプレゼン能力に長けているわけではありません。

むしろスムーズな流れで話をすることが下手な部類の人間なので、何度となく言い回しを確認し、必要な部分については原稿を作成することでこれまで対応してきています。そのための時間も十分に取れたので、不安要素も大方解決した状態でプレゼン本番に臨むことが出来ました。

まとめ:結局大事なことは一つ

改めて振り返ると、今回の私のプレゼンが上手くいった(と自負できるぐらいには手ごたえがあった)全ての原因は一つの要素に集約されると思いました。

それは「準備の際に時間的な余裕を保ったまま準備を進められたこと」です。

・本腰を入れて取り掛かろうとするタイミング。

・内容について詳細な確認や議論が出来る段階にまで仕上げるタイミング

・資料を仕上げるタイミング

これら全ての過程を早め早めに完了することができ、最終的にプレゼンの練習時間を十分設けることができた。

これこそが成功の秘訣だったのではないかと思います。

今後も幾度となくプレゼンの機会があると思いますが、全ては早め早めに仕上げることが最終的なパフォーマンスに影響する、ということを強く意識し、ぬかりなく準備を進めていきたいと思いました。