今現在、とあるプロジェクトの報告書を作成するために多大なる時間と労力を割いています。
私は一応プロジェクトリーダーを拝命しているのでチームの報告書を書くのは当然の流れです。加えてここ数年間のまとめをする必要がある事と、その提出先がさらに大きな団体、というか国関連？なので会社としても超重要な仕事です。
それを代表して報告するわけですから、私も気合十分で臨んでいます。
資料確認に関する上司とのやり取りからの学び
提出資料に関してかれこれ1か月ほど取り組んでいますが、これに際して上司とのやり取りで気づきがあったので記録しておきます。それは以下の３つです。
- 上司は部下の作業時間を考慮していない
- 上司はメール添付した資料を見ない
- 資料は他人に見せた分だけよくなる
順に説明します。
上司は部下の作業時間を考慮していない
これは特にリモートワークになったことも影響しているかもしれません。私は特に自宅保育も絡んで業務時間が不安定で、6時始業の15時終業、などもあったりします。
上司からすると、部下がたくさんいると誰が何の仕事をしていて、今何に時間を多く費やしているかといった情報が把握しづらい。人によっては業務内容を毎日報告させているような人もいるようですが。
上司とのやり取りで、資料の締め切りをまるで把握していないような指摘、つまり「あと数日で完成させなければならないのに、プレゼンの流れに関する根本的な見直しの提案」が入りました。
流れに関しては以前合意を得ています。さすがにそれは、、、ということでそれなりに手加減？してもらいましたが、上司はあくまで良かれと思ってやったこと。
採用するかは別にして、じっくり議論する時間を設けることが出来れば資料がもっといいものになった可能性があります。「時間さえあれば」という気持ちが私にもないわけではありません。
そしてこれは単に「時間がない」というのは浅いかもしれません。「上司の確認のあとに資料を大幅改造する時間がない」という風に考えてみるのはどうかと思いました。
それにより「だったら次はあらゆる指摘について考える時間が作れるように、最終確認のための時間をもう少し早めに設けよう」という前向きな改善策を思いつくことが出来ました（それはそれで大変ですが）。
どんな提案や指示が入るかわからないから、それを見越して「上司の指示に対応する時間を逆算して資料確認の時間を設ける」ことの重要性を再認識しました。
上司はメール添付した資料を見ない
僕は今の上司の下で働き始めて5年ほど経ちます。ですので、上司が状況を考慮せずにちゃぶ台返しをしてくるタイプの人間であることはよく理解しています。
ですのでそのための予防線として、作りこみが必要なスライドや、流れ上大事であるスライドに関してはこまめに状況をメール連絡し、そのポイントのスライドだけ添付（開かなくても見れる本文画像貼り付け）していました。
しかしその甲斐なく、いざ「最終確認」として設けた時間に上記のようなちゃぶ台返しを食らってしまいました。
「上司は忙しいから、スキマ時間にでも見てもらえればいいかな」と思いメール添付を選びましたが、極端な話上司のスケジューリングなんて気にしなくていいんです。
上司は部下の仕事が進むことを望むはずで、部下としては周りの環境を使い倒して自分の仕事を進めることに重きをおくべきです。上司はその最たる例。
「お時間あるときにご確認ください」ではない。「作ったので見てほしい」と時間を確保しましょう。部下は上司に厚かましくあるべきだと思いました。
資料は他人に見せた分だけよくなる
多くの場合、資料は出した回数、修正した回数だけよくなります。なのでなるべく他人に見られる機会を可能な限り増やすべきです。
自分で作成した資料だと、良くも悪くも自分の気持ちが入った資料になるため、客観視というのが難しくなります。その点上司や他の方の目が入ると、自分とは違う角度からの指摘が入るのでハッとさせられることも少なくありません。
さらに上司も1回目に見せたときに気づかなかった点に気づいたりします。逆の指摘があることもありますが。。。その後の修正や対応は面倒だな、と思うこともはっきり言って多いです。しかし、いざクライアントに提示して言いたいことが伝わらない資料であればそれはほとんど意味がありません。
特に今取り組んでいるプロジェクトの報告資料（継続できるかどうかを判断される）は、様々な背景知識を持つ方々がプレゼンの対象となります。私と専門知識が合致しているわけではありません。
それを見越して、多くの目に触れさせておいて「伝わりにくいところはないか」を確認しておくことは非常に有効だと感じます。
例えばプロジェクトメンバーは異なる強みを持った人たちの集まりであることが多いので、身近なところでは彼らにも頻繁に資料を見てもらい、自由な意見をもらうことは有意義だと思います。
まとめ
上司は部下の仕事の進め方や進捗を逐一把握していません。ですので、進捗確認は自分の仕事の完成度に依存して設定するのではなく、その後の修正にかかる時間を見越したタイミングで行うべきだと思います。
また上司はメール添付した資料をスルーすることも多いので、ちゃんと時間を割いてもらって資料に100%意識を向けさせましょう。
一度だけの確認では不十分です。多くの場合たくさん見てもらいたくさん修正することでより伝わりやすい資料になります。指摘に対する対応への強制力は低いかもしれませんが、上司以外のメンバーから意見を貰う機会も設けましょう。
