この記事は
- 会議でみんなの声を拾いたいのに盛り上がらない
- 上司、リーダーだけが話してしまう
このような悩みを解決できる内容となっています。
チームリーダーとして、仕事の方針を決めたりメンバーの役割分担をしたりとミーティングの活用法は様々です。
それと同時に、それなりの人数をそれなりの時間拘束することになるので、得るものが多い時間にしたい、無駄な時間にはしたくないという思いも強く、目的にもよりますが、「たくさんの人が発言したミーティング」にはある程度の達成感を得ることが多いです。
その逆で避けたいのは、リーダーが一方的に連絡をしたり意見を述べたりして、特に反対も賛成も出ることなく何となくお開きになってしまうようなミーティング。
「何となく言われたから参加して、話を（内職でもしながら）聞いて、話が終わったら自分の仕事に戻る」というスタンスで参加されてしまうと、場が盛り上がらず、参加者同士の交流もなく、自分の担当部分を話すだけだと学びも少なく、他人の仕事内容に興味を持つこともない。
このような状況を少しでもインタラクティブなものにしたいと常々思っていました。
会議が活発になるための工夫3つ
以下は私が考えた「参加メンバーが発言しやすい状態を作るための工夫」です。
- 事前の資料準備は必須でない
- 話す内容は簡単に記入してもらう
- 仕切り役をローテーション
順に説明します。
１、事前の資料準備は必須でない
事前に発表内容をまとめておいてもらう、というのは定例のミーティング、定期的な仕事の進捗を確認するようなタイプのミーティングではお決まりのようなものです。
しかし私は、これを希望者のみとしました。
必須でなくすることで、ミーティングに臨む心理的なハードルを下げ、ミーティングを少しでも楽しいものにしたいと思ったからです。
特に準備なく参加出来て、仕事の話だけどフランクにワイワイできて、自分の話にフィードバックもありつつ他の人の話に気軽に質問が出来る、今行っているミーティングはそのような雰囲気のものにしたいので、準備段階から配慮してみました。
もちろんデータを共有したいという方については歓迎します。そして私から共有をお願いすることも勿論あります。そんな流れで、積極的にデータを共有するような雰囲気が生まれればいいなと。
２、話す内容は簡単に記入してもらう
事前の資料スライドは不要と言いましたが、特に会議慣れしていない人たちが全く何も準備しない状態で臨み、フリーズされても困ります。
そのため、話す内容を確認する、サポートする目的で簡単な表を作り、それを埋める形で事前に話す内容を整理してもらうようにしています。
先ほど気軽に参加してもらいたいとは言いましたが、それとは別軸で、やはり仕事として参加してもらう以上、多少の負荷をかけた方が背筋が引き締まるのでいいと思っています。
よってスライドを作るほどではないけど簡単な準備として表を採用しています。
表はとてもシンプルで、今週の業務のトピックと、来週の主な業務内容、リーダーや他メンバーへの連絡事項、の欄があるだけです。
会議の場ではそれを確認しながら話してもらっていいですし、さらにそれを画面共有することで、他の参加者もメモを取る必要がなくなり話を聞くことに集中できます。
勿論そのファイルは残しておきますし、ファイル自体は参加者間で共有しているため自動的に議事録メモとして機能します。
音声トラブルにも対応できますし、話のキッカケが多くその場に残るのでどこからでも会話が始まる可能性があります。
これは今のところ上手く活用できていそうです。
３、仕切り役をローテーション
これは、他のメンバーの仕事を自分事として捉えてもらうための配慮です。
会の仕切りをリーダーではなく、メンバーの持ち回りで行います。
リーダーが仕切って話を聞いていくだけだと、仮に参加者が10人いても1対1が10ペアあるだけのようになってしまい（リーダーの力不足ではあるにせよ）、残りの8人を巻き込めていませんでした。
仕切り役となると、一参加者として聞くよりも、一人一人の発言の後にコメントを入れたり質問を促したりと負担は大きくなります。
それでも、やはりより集中して聞くことになるのは間違いありません。現在はこちらのメリットの方が大きいと判断しています。
そして、仕切り役に不安があるため、他の参加者もサポートしようと普段より集中して会に参加するようになり、そのミーティングの雰囲気がみんなで作っているもの、のようになってきます。
これまでよりも雰囲気が軽く、やりとりが活発になっている印象を得ています。
まとめ
ミーティングで参加者の発言を促し、会を活発なものにするためには、参加のためのハードルを下げ、気軽にかつ当事者意識を持ってもらうことが重要だと思います。
そのために
- 事前の資料準備は必須でない
- 話す内容は簡単に記入してもらう
- 仕切り役をローテーション
することで、参加者の立場を平等に、参加者の熱量を均等なものに引き上げることが出来るのではないかと期待しています。とりあえず滑り出しは順調だと思います。
参考になれば幸いです。
