- 会議で急な質問に答えを窮してしまう
- 咄嗟のやりとりを鍛える方法は？
この記事ではこのような悩みに答えます。
私は近いうちに、職場の上層部に対してとある提案をするための会議を開催する予定です。
最近はもっぱらこの提案に向けての調査や資料作成などに時間を費やしているわけですが、事前にその会議の流れや、その上司による質問（突っ込まれるであろうポイント）を想定しておくことの重要性を強く感じます。
今日は、会議の流れを想定して準備すべき理由とその方法についてまとめます。
会議の流れを想定して準備すべき理由
会議では質疑や提案する相手との議論の流れを想定しながら準備をすることが重要です。
その理由は以下の３つです。
- 自分のプレゼンを客観視するきっかけ
- 事前に調査、確認しておくことの洗い出し
- 想定外の展開にうろたえない
順に説明します。
１、自分のプレゼンを客観視するきっかけ
質問や議論の流れを想定する（結果として当たらなくてもOK）ことは即ち、「自分のプレゼンを客観的に見ようとする行為」に他なりません。
自分の話を聞いて相手がどう感じるか。課題を共有できるか。
提案に至るロジックに対するツッコミどころはないか。
同僚など他の人にプレゼンを聞いてもらうことも効果的ではありますが、やはり他人から指摘されるのとは別で自分で疑問点を探そうとする行為が重要です。
かならず自分でプレゼン全体を見つめなおす時間を取りましょう。
客観視のための具体的な方法ですが、とりあえず「なぜ○○なのか？」「何が言いたいのか？」「つまりどういうこと？」といった疑問を自分の資料に機械的にぶつけてみるのがいいと思います。
そしてそれに対して淀みなく答えられるかどうか。あるいはそれを明確に示すスライドになっているかどうかを確認します。
機械的に、としたのは、考えながらだとその疑問質問がバイアスがかかったものになり客観性が失われると思うからです。
意外と「そういえばこれってどうだったっけ？」という自分の理解の穴やロジックの綻びを見つけられることが多いのでおススメです。
２、事前に調査、確認しておくことの洗い出し
自分のプレゼンに「なぜ？」「なにが？」「どういうこと？」を繰り返しぶつけていくと、それに答えるために把握しておくべき情報や、確認しておくべき追加資料などの存在が浮き彫りになってきます。
それらの関連情報についてもパイプを太くしておくと、想定外の質問が来た時に関連情報からつなげてその場で咄嗟の回答が出来る可能性が高くなります。
実際に自分で考えた通りに議論が進むとは限りませんが、自分のプレゼンが議論のきっかけとなることは間違いないので、その関連情報については事前に十分精通しておく必要があります。
関連情報と言ってもむやみに調べても非効率的ですから、自問自答を経て実践的な知識、情報に対してアプローチしておくことをおススメします。
３、想定外の展開にうろたえない
自問自答の形式で事前準備を進めておくと、基本的な質問であればほぼ間違いなく答えることが出来ます。
想定外の質問に対しては、事前に関連情報とのパイプを太くしておくことで対応できる可能性が高くなることを２で説明しました。
加えて、議論が求めていない方向に流れていった場合に、うろたえることなく冷静に対処できる可能性が高くなるというメリットがあります。
その理由は、事前に流れを想定することで、理想とのギャップを敏感かつ正確に把握することが出来るからです。
事前準備がない場合
具体例として「準備したプレゼンをすることに精いっぱいの場合」を考えた場合、以下のような成果の少ない会議となることが想定されます。
- 原稿を考えて、周りは見えないが何とか予定時間内でプレゼンを終える。
- 質問には反射的に答える。その後の流れまでフォローできない。
- 質問に回答することでどんどん話が本筋から逸れていったとしても気づけない。
- 時間が来て会議は終わるも話はまとまらない。
- プレゼンした本人は質疑応答を頑張ったという筋違いの達成感を得る。
多くの会議においてプレゼンはひとつの要素でしかないので、プレゼンの後どうなるか、という議論に対する準備も必要不可欠です。
加えて、流れを想定する際には「議論は逸れるかもしれない、逸れたら是正する必要がある」という前提の意識を確認することだけでも効果があります。
まとめ
個人的な事情として、これまでは一参加者として会議に臨むことが多かったのですが、今後は議論を動かす側での参加が増えてくると思っています。
プレゼンをこなすだけでなく、そこから始まる会議の目的を見据えていい会議を作りたいと思いました。
