- 会議で一部の人たちしか発言しない
- 参加者の発言が少なく、盛り上がりに欠ける
このような悩みに答えます。
職場で会議に参加する際、あるいは特に主催した時に「会議の盛り上がり具合」というのが気になることがあります。
「一部の人たちしか発言しない」「若手が意見を言わない」といった「発言の有無、意見の量」について意識が向いている状態です。
確かに、なるべく多くの人たちの意見を取り入れながら進めたいと考えているのに、中々意見が出なかったり発言が少なくて盛り上がらないと不安になりますよね。
私もそのような悩みを持っていたのですが、会議に対する考え方を改めてじっくりと振り返ってみると、盛り上がるかどうかという一つの基準で会議を捉えていた自分の考え方に疑問が沸いてきました。
自分が得たいもの、醸し出したいものって、ただの「いい会議『感』」じゃないのかな？と。
今日は自分の会議に対する考え方を整理して記録したいと思います。
いい会議って何だろう？
いい会議とは何か？を考えるために重要なことは何でしょうか？
私は、以下の三点が重要だと思いました。
- 目的をはっきりさせる
- 目的に応じた進め方をする
- 目的に応じた成果を確認する
つまり、１にも２にも会議の目的が重要です。順に説明していきます。
1、目的をはっきりさせる
会議の目的とは、その参加者によって一つのアイデアを議論したり、研究職なら一つの実験データを基にした考えを出し合うことで考え方をまとめたり、新しい何かを生み出すことです。
この観点からすると、いい会議とは
- 成果物が産まれる会議
- 個々の目的が達成された会議
と言うことになります。
まずは、そこをはっきり定義、意識する必要があると思いました。
会議によって、どちらをゴールとするのかは異なるので、そこを逐一確認するクセをつけたいと思います。
「いい会議」イコール「たくさんの人が発言した会議」とは限らないということです。
会議の目的は、自分が抱くだけではなく参加者の中で共有する必要があります。
如何に会議を自分事として捉えてもらうか、に気を配るといいのかも知れません。
2、目的に応じた進め方をする
データを基に議論し、次の策を練るための会議なのか。
あるいは全員の仕事の目標を確認する会議なのか。
それによって進め方が違ってきます。
前者であればデータの紹介後にはフリーディスカッションとなり、そこで発言しない人はいないと同じ。別に気にせず置いていけばいいのかなと言う気持ちで臨むことが出来ます。
逆に後者であれば、均等に発言の機会を提供する必要があります。
全員を順に当てていくようなスタイルが間違いがなくていいでしょうか。
「あてていく」作業をリーダーがする必要すらないかもしれません。
3、目的に応じた成果を確認する
これは議論の中で常に意識しておくべきことかもしれません。また、会議を終えた後に振り返ることは必須だと思います。
目的と議論がそれていないか、目的は達成されたか。
会議の絶対的な目的を「みんなが集まって発言する場」としてしまうと目的と手段の混同が生じてしまい生産性が低下してしまうのではないかと思いました。
目的を参加者の中で共有しておくことで、議論の軌道修正や発言を促す行動などが自然発生的に起こると理想だと思います。
まとめ：1にも2にも目的をはっきりさせる
「目的を明確にして、成果を定義し、それに適した会議のスタイルを考える」
いずれも基本的なことですが、改めて考えると会議の目的に応じたスタイルの変更などは考えたこともありませんでした。
例えば進捗報告、予定確認などの退屈な部類のミーティングは、リーダー自らが仕切る必要もないと思いました。
メンバーにファシリテートを任せて、別のメンバーに議事もお願いして、リーダーはマイクをミュートにしておくぐらいが発言のためのハードルが下がって丁度良かったりするのかな？とふと思いました。
次から早速試してみようと思います。
