こんにちは。ケーパパです。
僕は基本オフィスにいて、自分のデスクでパソコンをカタカタする仕事をしています。作業効率というものは、基本的には作業の難易度だったりその日の気分だったりで変動するものだと思いますが、同じような作業に取り組んでいても、仕事が捗るときとそうでない時の差が激しいのが悩みだったりします。
僕の場合、それは作業の時間帯によるところが大きいです。集中できるのは朝イチと夜の「オフィスに人が少ない時間帯」です。それは何故か？やはり1番の理由は、話しかけられたりメールが届いたりと、外から邪魔が入る可能性が低い（あるいはない）からだと思っています。
集中できる環境づくり
話しかけられない環境を作れば、作業効率はある程度確保できます。勤務時間を前後に大きくずらしたり（7時出社とか、21時退社とか）、どこか小会議室のような所を確保し、社内ノマドとして自分の作業を進めたりすることも可能で、これまでに何度か試したことがあります。
ただ一方で、「話しかけられること」も今の僕にとっては大事な業務、役割であると認識しています。既に1プレーヤーではなく、マネジメント側の仕事が増えてきています。数人規模ではありますが、複数人の仕事を自分で指揮、進捗を把握し管理して結果を出す必要がある立場なので、困ったことがあったら遠慮なく話しかけてきて欲しいと思っています。自分の進捗と同様にチームメンバーの進捗も重要です。なので先ほど挙げたような「姿を消す」ことで自分時間を確保するやり方は、よほどの場合以外には採用したくない手段です。
ではどうするか。単純に「デスクに向かっている時間の効率を最大化」する以外にないと思います。上手くやれている人の例などについては今後調べていきたいと思っていますが、今回は１つ実践してみようかと思っていることがあります。
メールチェックは時間を決めて
みなさんは、メールソフト（僕はOutlookです）って常時起動していますか？僕は誰に教わるわけでもなく、メールソフトは出社後PCの起動と同時に立ち上げて、その後シャットダウン時までずっと開きっぱなしの運用をしてきました。会社員を10年以上やっていますが、少なくとも周りでそうしていない人に会ったことがありません。もちろん中身にもよりますが、メールの返信が即来る人も少なくないです。
でもこれって、業務効率などを考えたときに最適なのか、と思うこともしばしば。他の仕事をしているときに着信アラートが入るとつい確認してしまい、そのメールはそこまで重要じゃないけどとりあえず返信しておくか、となりそこで作業が中断してしまいます。ひどいときには、すぐ片付くと思っていたメールの返信に多くの時間を割かれてしまうこともあります。そうなるといざそれが片付いた後で「そういえばさっきまで何やってたっけ？」となり戻ってくるまでにさらに時間がかかってしまう、ということの繰り返し。メールチェックだけで午前中が終わることも何度となく経験しています。
「プチ働き方改革」を積み重ねる
とまぁいかにも「仕事できない感」を醸し出してしまっておりますが、全ての元凶は、「作業中にメールの着信に気づいてしまう」システム上の問題にあると考えました。以上の反省を踏まえて、明日から早速「プチ働き方改革」として「Outlookの常時起動」を辞めてみたいと思います。業務時間中にメールと向き合う時間はかなり多いため、ここを効率化できれば全体の作業効率改善にも大きなインパクトが期待できます。
結果のほどはまたこちらで報告できればと思います。
