こんにちは。ケーパパです。
仕事が溜まってしまう人、溜まりがちな人っていますよね。僕も油断するとそうなりがちです。今回は、仕事が溜まってきたなと感じたときの解消法について考えてみます。
溜まった仕事の全容を把握しよう
まず何より、「自分が溜めている仕事の全容」を把握しましょう。全体を見ず手当たり次第に目に付く仕事に取り掛かるのは良くありません。相手を知ることで今後の作戦を立てたり、「意外と大した量じゃないな」ということが分かって心理的に楽になることがあります。
溜まった仕事の量
溜まった仕事の「量」を把握しましょう。量というと不定形なくくりになってしまうので、「数」ですね。
ここは単純に、箇条書きにした時の「項目数」×「要素の数」でいいと思います。
- 報告書提出・・・2報
- 経費精算・・・3件
- 会議日程の調整・・・1件
のような簡単なくくりで大丈夫です。
溜まった仕事の重要度
次にそれぞれのタスクの「重要度」を確定させる必要があります。もちろん個々の仕事にも事情があるため一概には言えませんが、重要度の付け方について目安があるとすれば、以下のようになるでしょうか。①と②は逆な場合も多いかも。
- ①締め切りを過ぎている仕事
- ②相手がある仕事
- ③締め切りが迫っている仕事
このような基準で、溜まっている仕事をそれぞれ分類します。先ほどのリストに当てはめてみます。
〇報告書提出・・・2報 （締め切りは来週と明日）
〇経費精算・・・3件（1件は締め切り過ぎてる。あとはまだOK）
〇会議日程の調整・・・1件 （締め切りは特にない）
締め切りに関する情報を追加しました。ここまでくると「何から取り組むべきか」という点についてはだいぶ明確になってきたのではないでしょうか。
この時点では、「経費精算1件に関して担当部署に連絡（期限過ぎてすみません、どうすればいいですか、的なお伺い？）」と「会議日程の調整（希望日程について関係者にメールを送るか、空いてる枠でOutlookのInvitation送信か）」を済ませてから、締め切りが明日の報告書に取り掛かるかもしれません。
溜まった仕事を細分化しよう
片付けるべき順番が把握できたところで、次の難関は「やらなきゃいけないことはわかっているんだけど、ついつい後回しにしてしまう・・・」という後回しグセです。僕も常にこれと戦っていて、その対抗策についてはこちらの記事にまとめています。
抵抗なく取り組めるレベルまで砕く
何より優先すべきは「とにかく手を付けること」です。手を付けずに仕事が片付くことはありません。一見面倒くさそう、大変そうと感じる仕事については、とにかく「細分化」しましょう。細分化して、一つ一つの要素が15分以内で片付くレベルまで分けます。それでも気が進まない場合には、2分以内にできることを「取っ掛かり」としていくつか準備するのがいいかも知れません。
「報告書」と聞いて「面倒くさいな」と感じてしまうことがあるかもしれませんが、「構成を考える」「見出しをつける」「各項目の結論だけまとめる」などある程度終わりが見えることに砕きましょう。
それでもダメな場合は、「報告書のファイルを作る（とにかくWordを立ち上げて、「名前を付けて保存」）」や、「日付を入れる」「どこでもいいから一文だけ書いてみる」「見積もりについて業者にメールする」などの作業に落とし込みます。
重要な仕事ほど細かく
重要な仕事ほど、後回しにした時に焦る気持ちが大きくなります。かといって難易度も高くなると尚更手を付けることが億劫になります。
なので、重要な仕事ほど意識して細かく砕くようにしましょう。「一行書く」「関連事項を問い合わせる」「関連する書類の整理をする」など、細分化していけばいつかは必ず「抵抗なく取り組める行動」にまで落とし込めるはずです。
溜まった仕事を片付けよう
取り組める状態に自分とタスクの状態を整えることが出来たら、次に仕事を片付けていきましょう。
裁量が効く立場や役職の場合、「（自分で手を付けるのではなく）部下や他人に丸投げ」という荒業も選択肢に含まれると思います。 ですがそれでも「この仕事は投げる」という判断をするためにその仕事と向き合う時間が必要です。投げていいかを判断するのに仕事の中身を見積もる必要も出てきますし。
溜まった仕事は「各個撃破」しかない
マルチタスクは非効率的である、ということは既に広く知られている事実です。自分が一度に取り組めるタスクは一つだけ。ですので安心して？目の前のやるべきことに取り組みましょう。
他の業務がちらつく場合、それは先の重要度に関する分類が不十分なのかもしれません。本当にこの仕事から取り組むべきか、という点についてもう一度考えてみるべきかもしれません。
小タスク完了で「達成感」を味わう
細分化した業務を一つ一つ片付けていくと、小さいながら「達成感」を味わうことが出来ます。やるべきことを箇条書きにして、一つ片付くごとに消していく、というのも単純ですが効果的です。
さらに、取り組むまでの難易度や心理的ハードルが高かった業務に関しても、細分化した簡単なタスクの済ませることによる勢いで難なく取り組めるようになることがあります。所要時間2分以内に細分化した業務を「取っ掛かり」として使う目的はここにあります。小さなタスクの完了で得られる達成感をエネルギーにして、どんどん仕事を片付けていきたいですね。
まとめ
溜まった仕事を片付ける際のポイントを以下にまとめます。
- 仕事の全体像を把握する
- 抵抗なく取り組めるレベルまで細分化する
- 集中して「各個撃破」する
溜めてしまったことは仕方がないので、まずは小さく一つのことに取り組むことが大事です。溜まった仕事を前にすると気分も落ちるし、やる気も削がれてしまいますが、取り組んでみると意外と大したことがない場合が大半です。頑張っていきましょう！
